Alles wat je in de vorige stappen hebt voorbereid komt hier samen. De vergadering is het moment waarop het van praten naar besluiten gaat — en waarop je vastlegt wat er is afgesproken. Doe je dit goed, dan ga je met een schone lei fase II in.
📋 De formele kant
- Roep de vergadering op volgens de oproeptermijn uit jullie splitsingsakte. Stuur de agenda mee, zodat iedereen weet waarover gestemd wordt.
- Houd een presentielijst bij. Wie was er, wie was vertegenwoordigd, wie niet. Dat is later je bewijs.
- Kan iemand niet komen? Dan kan hij een volmacht geven aan een andere eigenaar, die dan namens hem stemt.
- Te weinig opkomst? Schrijf een tweede vergadering uit met dezelfde agenda. Daar kun je meestal wel geldig besluiten.
- Let op de stemverhouding. In de akte staat per soort besluit welke meerderheid nodig is. Die verschilt: gewoon onderhoud vraagt iets anders dan een ingrijpende verbouwing.
Eén voordeel van een kleine VvE: zijn alle eigenaren aanwezig en heeft niemand er bezwaar tegen dat er vergaderd wordt, dan hoef je de oproeptermijn niet af te wachten. Kijk wel even na of jullie akte dat toelaat.
✍️ De notulen zijn een juridisch stuk
Dit onderdeel wordt het vaakst onderschat. Notuleer concreet: welk besluit is genomen, met welke stemverhouding, en wie de opdracht mag tekenen. Niet "we gaan isoleren", maar wát, voor hoeveel, en wie het regelt.
Gaat er over drie jaar iets mis — een aannemer die zijn werk niet goed deed, een nieuwe eigenaar die klaagt over de warmtepomp — dan wordt er in de notulen gekeken. Wat daar niet in staat, is niet besloten.
✅ Wie doet wat, en wanneer?
Hier strandt het vaakst. Er is vergaderd, iedereen ging tevreden naar huis, en een jaar later is er niets gebeurd. Niet uit onwil, maar omdat niemand zich eigenaar voelde van de vervolgstap.
Zet daarom achter elk besluit een naam en een datum. Wie vraagt de offertes op, wie belt de gemeente, wie zoekt de subsidie uit — en wanneer koppelt diegene terug. Zet die afspraken in de notulen, niet in iemands hoofd.
Eén punt dat je nu al kunt regelen: spreek af wie de eHerkenning op zijn naam zet. Die heb je nodig om subsidie aan te vragen, en hij staat op naam van één bestuurder. Bepaal wie dat wordt en leg het vast. Vertrekt die bestuurder later, denk er dan aan de eHerkenning over te zetten — net als bij de inschrijving bij de KvK.
🎯 Goed vergaderen is een vak
De meeste mensen kunnen het niet, en dat is geen verwijt: ze gaan van de hak op de tak en durven een punt niet af te kappen. Een paar dingen die helpen:
- Wijs iemand aan die de vergadering leidt. Iemand moet knopen doorhakken over de volgorde en de tijd.
- Bouw de agenda op. Zet de punten in een logische volgorde, zodat het ene besluit voortbouwt op het vorige.
- Kap een discussie af. Loopt een punt uit, geef dan iedereen kort het woord om zijn mening te geven, en sluit het na een paar minuten af om te stemmen. Je hoeft het niet eens te worden om te kunnen besluiten.
- Parkeer wat niet op de agenda staat. Komt er een belangrijk punt bovendrijven dat er niet op stond, bewaar dat tot na de rondvraag — of voor de volgende vergadering.
- Beoordeel op inhoud. De meerderheid beslist. Zoek naar de beste optie voor het gebouw als geheel, want dat is meestal ook de beste optie voor ieder afzonderlijk.
🥜 En maak er iets van
Er zijn VvE's die er een borrel met wat nootjes bij pakken. Dat is niet alleen gezellig — het is vaak het enige moment in het jaar dat iedereen aan tafel zit. Je deelt wat je hebt geleerd over subsidies, je hoort waar de ander tegenaan loopt, en je hebt elkaar weer eens gezien.
Bovendien: heb je alles inhoudelijk besproken, dan hoef je elkaar een jaar niet meer te spreken. Vergaderen kan verrassend efficiënt zijn. En niet voor niets is het beter een goede buur dan een verre vriend.
Met de besluiten en de notulen op zak sluit je fase I af. In fase II, het Energieadvies, ga je uitzoeken wat er technisch mogelijk is en wat het oplevert.