Fase I heeft jullie een werkende VvE opgeleverd. In fase II hebben jullie uitgezocht wat er aan onderhoud aankomt, wat het kost en hoe ver jullie willen gaan. Deze vergadering is waar dat landt.
Let op wat deze vergadering wél en niet is. Het is nog niet de vergadering waarin jullie de opdracht verstrekken — dat is stap 16. Dit is de vergadering die fase III mogelijk maakt: jullie leggen vast welke richting het op gaat, wie wat mag, en welk onderzoek er nog moet gebeuren. Zonder dat besluit kan niemand aan de slag.
Voor het vergaderproces zelf — oproeptermijn, presentielijst, volmacht, tweede vergadering — zie stap 4. Hieronder gaat het over wat er inhoudelijk op tafel komt.
🎚️ De drie ambitieniveaus
- Basis — het noodzakelijke onderhoud, gecombineerd met isolatie waar de steiger toch staat. Lage meerkosten, meteen lagere stookkosten, één stap op het energielabel.
- Uitgebreid — dak, gevel en glas samen. Grotere investering, maar ook meer subsidie en een betere verhouding tussen kosten en besparing. Meestal het beste rendement per euro.
- Compleet — alles in één keer, inclusief ventilatie en eventueel zonnepanelen. Hoogste subsidie, beste label, één keer overlast.
In de praktijk is het ambitieniveau niet het startpunt maar de uitkomst: het wordt bepaald door wat de eigenaren samen kunnen dragen. Begin dus bij het bedrag per maand per appartement uit de vorige stap, en kijk welk niveau daarbinnen past.
⚖️ Waar de meerderheid over gaat — en waar niet
Dit onderscheid wordt vaak door elkaar gehaald, met vervelende gevolgen:
- Over de maatregelen aan de gemeenschappelijke delen beslist de vergadering met de meerderheid uit de akte. Eén eigenaar kan een rechtsgeldig besluit niet blokkeren, ook niet door weg te blijven.
- Over een lening op naam van de VvE moeten álle leden akkoord zijn. Dat is een eis van de financier, geen kwestie van meerderheid.
Je kunt dus met een meerderheid besluiten om te isoleren, en alsnog vastlopen op de financiering. Behandel die twee daarom als aparte besluitpunten op de agenda, zodat je weet waar je staat.
🙋 Ook de individuele verzoeken horen op deze agenda
Dit is waar de vergadering echt inhoud krijgt. Piet wil een airco-unit aan zijn gevel. Klaas wil zonnepanelen op het dak. Iemand wil een laadpaal, of gaat verhuren en wil een sleutelkastje aan de gevel hangen.
Zet die stuk voor stuk als besluitpunt op de agenda. Laat de eigenaar zelf toelichten waarom hij het nu wil en niet wacht tot de VvE het gezamenlijk oppakt — soms is daar een goede reden voor, soms blijkt in het gesprek dat samen optrekken voordeliger is.
Wil iemand het echt alleen doen, vraag dan om een concreet uitgewerkt voorstel, en leg de afspraken vast in een gebruiksovereenkomst. Want hij mag het dak gebruiken, maar:
- wie is aansprakelijk als er lekkage ontstaat waar de bevestiging door het dak gaat?
- wie draait ervoor op als een paneel naar beneden komt?
- wie onderhoudt de installatie, en wie haalt hem weg als het dak vervangen moet worden?
- wat gebeurt er als hij zijn appartement verkoopt?
En als de vergadering nee zegt, dan is dat nu duidelijk. Dat is geen onvriendelijkheid maar een dienst: het scheelt die eigenaar een offertetraject en onderzoekskosten voor iets wat toch niet doorgaat.
🛡️ Bel de verzekeraar vóór het besluit, niet erna
Nieuwe installaties raken je polis. Leg daarom vast dat iemand dit uitzoekt vóór de uitvoering:
- Zonnepanelen vragen bij een gezamenlijke installatie vaak om een Scope 12-keuring — een SCIOS-inspectie die samen met verzekeraars is opgezet. Eén bij oplevering en daarna periodiek, meestal elke vijf jaar geadviseerd. Verzekeraars eisen hem bij grotere installaties en bij een nieuwe of gewijzigde polis. Voor een VvE is het een verzekeringseis, geen wettelijke plicht.
- Voor de elektrische installatie van het gebouw bestaat een vergelijkbare keuring, Scope 10, gericht op brandrisico.
- Vraag ook: verandert de premie, zijn de panelen meeverzekerd op de opstalpolis of apart, en wie moet schade melden?
📖 Leg de splitsingsakte ernaast
Per verzoek: mag het volgens de akte, en wie betaalt waaraan mee? Dat is niet altijd wat je verwacht, en het is beter om er nu achter te komen dan als het werk al is besteld.
🔬 Welk onderzoek is nog nodig, en wie pakt het op?
Bespreek welke onderzoeken de eigenaren noodzakelijk vinden en wie ze uitzet. En let op de opdracht die je meegeeft: als iemand vloerisolatie laat aanbrengen, controleert de aannemer dan ook of er loden leidingen onder de woning liggen, en zorgt hij voor voldoende ventilatie? Zet dat in de opdracht, niet in de hoop.
✅ En dan de actiepunten
Wie bereidt de subsidieaanvraag voor, en wanneer is dat klaar? Wie zet de onderzoeken uit? Wie regelt de vergunning? Zet achter elk punt een naam en een datum, en leg dat vast in de notulen.
Notuleer ook wat er niet is toegestaan en waarom. Dat voorkomt dat dezelfde discussie over een jaar opnieuw begint.
Ligt dit vast in de agenda en de notulen, dan kan fase III in gang worden gezet.