Alles ligt op tafel: het plan, de onderzoeken, de offertes, de subsidies, de financiering en de doorrekening per eigenaar. Nu moet het besluit vallen — en vooral: goed worden vastgelegd. RVO, het SNN en het Warmtefonds vragen alle drie om de notulen. Een besluit dat vaag is opgeschreven, kost je later subsidie.
📐 Check eerst wat je splitsingsakte eist
Voor een grote investering is een gewone meerderheid vaak niet genoeg. Kijk in de akte en het reglement naar twee dingen:
- Het quorum — hoeveel stemmen moeten aanwezig of vertegenwoordigd zijn om geldig te kunnen besluiten
- De vereiste meerderheid — vaak twee derde of drie kwart voor besluiten boven een bepaald bedrag
Leen je bij het Warmtefonds, dan komt daar nog een eis bij, en die hangt af van jullie grootte:
- Tot acht appartementen: alle leden moeten akkoord zijn. Een meerderheid is niet genoeg, en iedereen tekent een eigen akkoordverklaring op basis van zijn breukdeel.
- Vanaf acht appartementen: minimaal twee derde opkomst én twee derde goedkeuring van de aanwezigen.
Stelt de akte een hogere eis, dan gaat die voor.
Wordt het quorum niet gehaald, dan mag je meestal een tweede vergadering beleggen die wél geldig kan besluiten. Ook dat staat in de akte — zoek het vooraf op, dan verlies je geen maanden.
📬 Organiseer de opkomst, wacht er niet op
De opkomst is bij dit besluit belangrijker dan de discussie. Zorg dus dat je hem regelt:
- Stuur de oproep, de agenda en alle bijlagen ruim binnen de termijn uit de akte
- Stuur de doorrekening per eigenaar mee, niet alleen het totaalbedrag
- Haal machtigingen op bij wie niet kan komen, met een duidelijk machtigingsformulier
- Ga van tevoren langs de twijfelaars. Iemand die op de vergadering voor het eerst hoort wat het kost, stemt tegen
📝 Schrijf het besluit volledig op
Neem één besluit waarin alles staat, en niet vier losse zinnen verspreid over de notulen:
- Welke maatregelen worden uitgevoerd, met verwijzing naar de offerte als bijlage
- Welke uitvoerder het werk doet
- Het bedrag, en het mandaat: meestal de offerte plus 10 of 15 procent voor meerwerk
- Hoe het wordt gefinancierd — uit het reservefonds, met een lening, of allebei
- De verdeelsleutel: hoe kosten en subsidie over de appartementen worden verdeeld
- Wie de begeleiding doet, wie de opname doet en wie na oplevering controleert
- Machtiging aan het bestuur om de subsidieaanvragen in te dienen, de leningstukken te tekenen en de opdracht te verstrekken
Dat laatste punt wordt het vaakst vergeten. Zonder die machtiging staat het bestuur bij het loket met lege handen.
✅ Stel de notulen vast en berg ze op
De notulen zijn niet af als ze verstuurd zijn — ze moeten worden vastgesteld. Doe dat zo snel mogelijk, want je hebt ze nodig bij de aanvragen. Zet ze samen met de offerte, de verdeelsleutel en de splitsingsakte in het VvE-dossier.
En kijk daarna nog één keer naar de volgorde uit stap 11: eerst de subsidie aanvragen, dan pas de opdracht tekenen. Het besluit geeft je het mandaat om beide te doen, in die volgorde. Beginnen mag formeel al zodra de aanvraag is ingediend, maar dat is op eigen risico.
Gefeliciteerd. Jullie VvE heeft alle stappen doorlopen en is klaar voor de uitvoering. Succes! 🏗️🛠️🏢
